От заведующей аптеки зависит все: продажи, мотивация, выполнение планов, команда, прибыль, настроение в зале и ритм всей точки. Без сильного руководства невозможно открывать новые точки и показывать прирост, однако рынок кадров сейчас оставляет желать лучшего. Какие решения принимать? Обучать и взращивать управленцев внутри? Это долго. Хантить лучших из других сетей - это дорого. Что делать, если результат нужно показывать прямо сейчас, а ресурсов на рост нету?

Проблема, которую никто не называет вслух

Недавно мы пересматривали вакансии в аптечных сетях. Почти в каждой нужен следующий набор компетенций:

• Многозадачность
• Подбор и обучение персонала
• Контроль фармацевтов
• Работа с KPI
• Рост коммерческих показателей

То есть, управляющий буквально должен всё знать, всё уметь и быстро принимать решения, прямо на лету.

А теперь честно: с помощью каких средств он должен это делать? 

Когда у заведующей 1 аптека, то тут все понятно: 3-5 сотрудников, которые работают посменно, и она всегда рядом с ними. Заведующая знает, кто и в каком настроении пришел, видит, как работают первостольники, может вмешаться и скорректировать работу. 

Совершенно другая картина вырисовывается, когда у заведующей более 2 аптек. Из-за увеличения штата и данных (добавьте еще специфику местоположения) ресурс наблюдения исчезает. Заведующая появляется в точке продаж на несколько часов и то не каждый день. Она редко видит и слышит сотрудника, не знает деталей его работы. Первостольник понимает, что он предоставлен сам себе и мобилизуется часто только в точках контроля, не привлекая лишнего внимания к своей работе. Получается, что управляющему необходим инструмент, который бы в режиме онлайн позволял понимать, как сейчас работают сотрудники и прогноз выполнения плана на конец рабочего дня. 

Как оценить работу сотрудника: для этого берем ориентиры по целям на смену. То есть, каждый день в режиме онлайн смотрим, как первостольники достигают важные показатели для сети. 

То же самое нужно сделать со стороны первого стола: если руководителя нет рядом, то должен быть инструмент, который даст понимание сотруднику как он идет по смене, что нужно подтянуть. Плюс, он взбодрит сотрудника и включит в активную работу. Во-первых, за счет онлайн контроля: первостольник видит свои фактические результаты, их также видит его руководитель. Пусть он и далеко, но всегда может позвонить с конкретным вопросом “почему просел средний чек”. Во-вторых, за счет возможности отследить свой прогресс после каждого чека и сравнить себя с другими первостольниками. 

Попробуйте проверить своего управляющего, большинство не могут быстро ответить на три простых вопроса:

1. Какой план на день по каждой аптеке — в цифрах?
2. Какой процент выполнения плана сейчас?
3. Кто из фармацевтов сегодня выполняет план, а кому нужна помощь?
4. С каким результатом сегодня аптека закончит свой день?

Чтобы ответить на это управляющим нужно заглянуть в 1С, Excel, другие программы. В этом и кроется проблема: им нужно искать данные, на это уходит в среднем около 2 часов в день. Вместо управления получается зависание на простой задаче. Отсюда вырастает перегруз, невнимательность, ошибки, нехватка времени и нестабильный план.

Вот и стереотип, что на 1 аптеку нужен 1 управляющий, потому что нужно держать все на кончиках пальцев, а это может только виртуоз коммуникаций, товароучетки и экселя.

Инструмент для оптимизации работы управляющей

Управляющая работает с полной самоотдачей, без страха ошибок, но с внутренней уверенностью в достижении результата. 

Чтобы управляющая превратилась в сотрудника, который умеет управлять несколькими аптеками, предвосхищает проблемы, принимает решение на цифрах дня и выполняет планы стабильно, необходимо:

• сократить количество рутины
• дать удобный и актуальный инструмент
• уйти от убеждения, что все работают примерно одинаково

Heado дает управляющему вздохнуть, снимает часть задач и становится глазами и мозгом аптеки. 

Смотрите:

1. Цифры по каждому сотруднику — прямо по ходу смены.

Вы видите, кто выстреливает, а кто проваливается. Не завтра, а прямо сейчас, в режиме реального времени.

2. Выполнение плана по каждому часу

Можно вовремя включиться, сделать допродажи, поднажать, а не просто надеяться на чудо к вечеру.

3. Все данные — в одном месте

Планы, продажи, конверсия, средний чек, динамика. Без Excel, без нервов, без «а ты отправляла файл?».

4. Автоматические отчёты

Heado сам собирает и присылает цифры. Заведующая не тратит на это по два часа вечером.

Заведующая начинает не тушить пожары, а руководить.

• Вместо «Девочки, что-то у нас СТМ провалился сегодня?» — она уже знает, и обращается к конкретному человеку, который сработал хуже всех.
• Вместо «Где мы просели по смене?» — она видит провал в 13:00 и успевает выровнять его до конца смены, разобрав с подопечными конкретные причины и действия.
• Вместо «Сколько напродавали» — она нажимает одну кнопку и видит трафик, чек, доли товарных категорий в продаже. И всё это в сравнении с планом и прошлым периодом. А главное, она видит прогноз на конец смены: выполнят ли план ее аптеки или надо начинать действовать.

Это не магия. Это нормальный управленческий инструмент, которого раньше не было.

Как это влияет на сеть?

Уходит ручная рутина — высвобождаются ресурсы на управление людьми.

Растут продажи — заведующая не “гасит пожары”, а может заранее увидеть где есть отклонение и плохой прогноз на конец смены/месяца и успеть принять решения.

Уходит текучка — команда чувствует, что с ней не просто «дружат», а развивают.

Сеть становится управляемой не по интуиции, а по цифрам.

Что значит управлять на цифрах дня?

Аптека на Московской: количество товаров дня за 15 апреля - 23 шт.
Аптека на Пушкина: количество товаров дня за 15 апреля - 10 шт.

Почему такая большая разница, прямо в 2 раза? “Не было спроса”, говорят первостольники на Пушкина. 

Заведующая смотрит счетчики, видит, что трафик был примерно одинаковый, количество покупателей равное, но чек меньше. Что произошло непонятно. Как итог "недостача" упала всем на сегодня. 

Через пару дней история повторилась, но уже с СТМ, через неделю с ВМТ. “Возможно, действительно трафик неоднородный” решает заведующая. Однако “недостача” продолжает копиться, на последней неделе колоссальный перегруз, план месяца перестает быть выполнимым - у управляющей стресс, она недовольна первостольниками, а они ей.

Та же ситуация, но Heado установлен в аптеках:

Аптека на Московской: 15 апреля 11:00, количество товаров дня - 9 шт.

Аптека на Пушкина: 15 апреля 11:00, количество товаров дня - 4 шт.

Управляющей приходит пуш на телефон от Heado, что прогноз по товарам дня неблагоприятный, чеков нет в системе уже 30 минут, хотя сейчас пиковые часы. 

Управляющая звонит первостольнику и выясняет, что та вышла по своим делам, от этого и просадка по товарам. Руководителю пришлось подключиться к работе аптеки на Пушкина, провести разбор и беседу, как нагнать отстающий показатель на вечернем трафике.

Отследить такое при управлении на отчетах за вчера невозможно, любой сбой может быть объяснен сотрудниками как внешний фактор, который в ретроспективе проверить нельзя. С Heado управление переходит в реалтайм: управляющая видит проблемы и у нее есть время, чтобы устранить ее и ее последствия. Сотрудники больше не могут ссылаться на внешние факторы, со временем они понимают и принимают личную ответственность, включаются в продажи (Heado не оставляет им выбора).

Получается, что управляющая в режиме реально времени понимает, что происходит в аптеке, видит причину проблемы и может оперативно ее устранить. Ей больше не нужно находиться в торговом зале 24/7 и стоять над первостольниками, чтобы контролировать каждый их шаг. 

У управляющей высвобождаются ресурсы и она может взять под контроль еще несколько точек. На работу с аналитикой в Heado уходит минута - все данные для решений даны в мобильном приложении в готовом графическом виде: зеленый цвет - план выполнен, красный - мы отстаем. Видно отставание и в цифрах, и в процентах.

Управлять 500 аптеками и не сгореть: как крупная аптечная сеть оптимизировала ресурсы и выжала максимум без перегрузки

Проблема: компания хотела выйти на новый рынок в соседнем регионе, где бешеная конкуренция: и федеральные, и локальные сети. Для удержания первостольников стратегия состояла в конкурентной заработной плате, выше по рынку. 

Чтобы отбить издержки компания включила «ручной режим» управления:

• Отчёты продаж по СТМ и ВМТ после смены в 22:00 или позже
• Вопросы в рабочее и нерабочее время.
• Отчеты по продажам от первостольников каждый час.

Система начала трещать, потому что посыпалось недовольство от сотрудников. Заведующие аптек были вымотаны, так как им приходилось много перерабатывать, чтобы собирать актуальные данные. Эффективность падала, руководство понимало, что так дальше нельзя, но выхода не видели.

Что сделали? Обратились в HEADO.

HEADO изменил поведение людей. Это не про тренинг и не про CRM.

Heado - это про:

✓ конкретные действия в смене,

✓ понятные цели,

✓ прозрачную мотивацию,

✓ и абсолютную цифровую ясность — без ручного контроля.

Как происходило внедрение? 

1. Подключили всех к HEADO

Каждый первостольник в режиме онлайн стал видеть:

• свой план по маркетинговым товарам на сегодня
• сколько уже сделал
• сколько не хватает до премии

И самое главное: система сама подсказывала заведующим в каких аптеках сегодня отставание.

Заведующие и супервайзеры больше не «выбивали» отчёты. HEADO показывал всё в реальном времени.

Первостольники начали проверять свои показатели каждые 12–15 минут. Добровольно. Без напоминаний.

Продажи стали игрой, включился азарт и каждый сотрудник смог сосредоточится на своих задачах. Больше никто никого не раздражал “дурацкими отчетами”, атмосфера в коллективе выровнялась, команда поняла и наконец увидела, что они делают одно дело.

2. Ввели мотивационную матрицу — и сделали деньги «осязаемыми»

За каждую продажу МТ фармацевт сразу видел, насколько вырос его доход. Без всяких  “в конце месяца”, каждое действие — это деньги, каждая рекомендация — шаг к премии.

3. Научили продавать.

Система не давала отвлеченные знания, как это бывает на курсах или тренингах. Когда первостольники отрабатывают продажи без контекста. Heado ведет по действиям, подсказывает прямо на бою, что уже сработало у коллег в этой сети и с этими клиентами.

Даже те, кто «не обучаем» — включились. Потому что видели, как простое действие тут же даёт результат, и он осязаем.

Результаты:

• Высвобождение времени управляющих на важные задачи. Вся отчетность была автоматизирована и всегда перед глазами. Руководители перестали ночевать в мессенджерах.
• Рост продаж МТ — в 3 раза за 6 месяцев
• +70 000 рублей дополнительной прибыли с одной аптеки в месяц
• +17,3% валового дохода на том же трафике

А теперь главное: такие результаты сделали те же самые люди, без новых наймов. Просто в аптеках появилась система, которая выстроила структуру, где каждый понимает, что делать, зачем и сколько на этом заработает. Управляющие смогли плотно работать с первостольниками на конкретных цифрах, протестировать индивидуальный подход, “повозиться”. 

Это сравнимо с персональным тренером и сдачей норматива в школе. Когда нужно пробежать 100 метров за 15 секунд. А в итоге пробегают только 2-е из 10 человек. Остальные отстают по совершенно разным причинам: кому-то не хватает сил, кому-то выносливости, кто-то потянул ногу. Тренеру, чтобы улучшить показатели, нужно подобрать под каждого свое “упражнение”, поработать с каждым индивидуально. Но ему на это нужно время и актуальные данные. Heado именно это и дает управленцам.

Что Heado дал сети:

1. Заметно снизил нагрузку на управляющих
2. Освободил время на развитие, а не контроль.
3. Повысил продуктивность первостольников без давления.
4. Создал культуру действий, а не «галочек в отчёте».
5. Исключил занятость управляющих во внерабочее время, ведь раньше за оперативной информацией обращались именно к  ним. 

Хотите так же?

Мы покажем, как на ваших текущих ресурсах выжать результат, который раньше казался невозможным. С теми же людьми. В тех же аптеках.

HEADO — не про софт. Это про включённость, действие и результат.