Необходимость дублирования информации о сотрудниках в федеральных реестрах — ФРМФО и ФРМФР, часто приводит к путанице: возникают расхождения в должностях, а штатное расписание оформляется с ошибками. Разберем, как работать с каждым реестром, чтобы избежать типичных проблем.

Типичные ошибки при ведении реестров

Чаще всего специалисты сталкиваются со следующими сложностями:

• Назначение на несуществующую ставку. Решение: сначала добавьте нужную штатную единицу в ФРМФО.
• Дублирование должностей у одного сотрудника. Решение: удалите лишнюю запись.
• Несовпадение должностей в ФРМФО и ФРМФР. Решение: строго соблюдайте последовательность — сначала вносите данные о штатной единице в ФРМФО, затем о сотруднике в ФРМФР.
• «Зависшие» старые ставки после реорганизации. Решение: обязательно закрывайте их, указывая дату изменений.
• Отсутствие привязки к подразделению в ФРМФО. Решение: отредактируйте карточку штатной единицы.
• Удаление активной записи вместо ее закрытия. Решение: восстановление возможно только через техническую поддержку.

Функционал реестров: ФРМФО — про структуру, ФРМФР — про кадры

Чтобы не тратить время на исправление ошибок, важно четко разграничивать назначения реестров:

• ФРМФО содержит структуру организации и перечень штатных единиц (должностей) для каждого подразделения. Важно: это именно перечень вакантных и занятых позиций, а не список фактических работников.
• ФРМФР содержит личные дела сотрудников с персональными данными, информацией о трудоустройстве и стаже.

Принцип внесения данных: новая должность сначала появляется в ФРМФО, и только после этого при назначении сотрудника данные о нем передаются в ФРМФР.

Кто вносит сведения:

• В ФРМФО — уполномоченное лицо организации.
• В ФРМФР — работодатели (или сами сотрудники через личный кабинет).

Цели ведения:

• Данные из ФРМФО используются для лицензирования и формирования отчетности.
• Данные из ФРМФР необходимы для прохождения сотрудниками аккредитации и кадрового учета.

Работа со штатным расписанием в ФРМФО: пошаговая инструкция

Как добавить новую должность:

1. Войдите в личный кабинет ЕГИСЗ.
2. Выберите свою организацию и перейдите в раздел «Штатное расписание».
3. Нажмите «Добавить» и заполните карточку. Обязательные поля: номер штатного расписания, дата создания и период действия.
4. Укажите должность (выбирайте строго из справочников Минздрава РФ), специальность и количество ставок по подразделению.
5. Сохраните данные — должность появится в расписании.

Как изменить или удалить позицию:

Любые изменения в структуре (создание подразделений, сокращение) требуют актуализации данных в ФРМФО.

• Для редактирования: в разделе «Штатное расписание» найдите нужную должность и отредактируйте параметры.
• Для удаления (закрытия): откройте список позиций подразделения, найдите лишнюю единицу и выберите действие «Закрыть», обязательно указав дату окончания действия ставки.

Если на эту штатную единицу в ФРМФР назначен действующий сотрудник, система не позволит ее удалить. Сначала переведите или увольте работника.

Внесение данных в ФРМФР: прием, перевод и увольнение

Заполнение ФРМФР также происходит через личный кабинет организации в разделе управления персоналом.

Прием нового сотрудника:

1. Зайдите в список сотрудников и создайте карточку нового работника.
2. В разделе «Место работы» / «Должность» заполните данные об учреждении, структурном подразделении и виде деятельности по лицензии.
3. Укажите должность (она должна в точности совпадать с записью в ФРМФО), вид ставки и дату приема. Сохраните изменения.

Исправление ошибок в записи. Если при создании карточки допущена ошибка, удалить ее можно только через обращение в техподдержку ЕГИСЗ. В заявке необходимо указать ID записи и причину удаления.

Изменение данных (перевод). Чтобы изменить условия труда (например, ставку), отредактируйте запись в разделе «Личное дело». При переводе на другую должность старую запись необходимо закрыть (указав дату), а затем создать новую строку с актуальной специальностью.

Увольнение сотрудника:

1. Откройте личное дело сотрудника и перейдите в раздел «Место работы».
2. Выберите активную запись и нажмите «Увольнение».
3. Укажите причину и дату увольнения. После сохранения запись получит статус «Закрыта» и останется в реестре для сохранения истории трудовой деятельности.

Резюме: как избежать проблем при проверках

Избежать путаницы между ФРМФО и ФРМФР несложно, если соблюдать три главных правила:

1. Приоритет ФРМФО: сначала меняйте штатное расписание, затем — данные о сотрудниках.
2. Закрытие, а не удаление: всегда закрывайте записи с указанием даты, чтобы сохранять историю изменений.
3. Контроль соответствия: регулярно проверяйте названия должностей на соответствие номенклатуре Минздрава, отсутствие дублей и корректность привязки к подразделениям.

Своевременное отслеживание этих нюансов поможет вам минимизировать риски и избежать штрафов при проверках контрольно-надзорных органов.