Журнал учета ПКУ в аптеке, правила ведения записей и исправления ошибок.

Предметно-количественный учет в аптеке требует точности на каждом этапе работы, от поступления препарата до его отпуска или списания. Один из ключевых документов в этой системе — журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, где фиксируется движение препаратов, подлежащих ПКУ.

В статье разберем, как правильно оформить и вести журнал, когда вносить записи, как исправлять ошибки, проверять остатки и хранить документ без нарушений.

Что такое ПКУ и зачем он нужен в аптеке?

Предметно-количественный учет (ПКУ) — это система строгого контроля за движением отдельных лекарственных препаратов в аптечной организации. В учете отражают все операции, которые меняют количество препарата: поступление, отпуск, возврат, перемещение, списание или уничтожение.

ПКУ помогает аптеке подтвердить, что каждый препарат поступил, хранился и был отпущен законно, а фактический остаток соответствует данным учета. Это помогает снизить риск ошибок, расхождений при проверке и нарушений при работе с препаратами строгого учета.

Подробно разобраться в перечнях, нормативной базе, правилах ведения журналов и типичных ошибках при работе с препаратами строгого учета можно в курсе «Как работать с ПКУ уверенно и без ошибок». В нем тема разобрана по шагам: от определения ПКУ и перечней до приемки, хранения, экспертизы рецептов и отпуска препаратов.

Для препаратов, подлежащих предметно-количественному учету, используют разные журналы. Порядок регистрации операций зависит от того, к какой группе относится лекарственный препарат:

• наркотические и психотропные средства,
• прекурсоры,
• остальные препараты, включенные в перечень ПКУ.

Перед внесением записи важно убедиться, что препарат отнесен к нужной группе. Это помогает выбрать соответствующий журнал и избежать ситуации, когда операция отражена не в том документе.

В этой статье подробно рассматриваем журнал для лекарственных средств, подлежащих ПКУ, которые не относятся к наркотическим, психотропным средствам и прекурсорам. Официальное название этого документа — «журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения».

Как оформить документ для учета действий с препаратами ПКУ?

Важно сразу правильно оформить журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, так как при проверке оценивают не только сами записи, но и то, как организован документ. Например, можно ли проследить движение препарата, исключены ли пропуски страниц и понятно ли, кто отвечает за ведение учета.

Журнал ведут по каждому наименованию лекарственного препарата отдельно. Для этого можно использовать отдельный журнал или выделить отдельный разворот на конкретный препарат. В начале раздела указывают наименование лекарственного средства, лекарственную форму, дозировку и единицу учета, чтобы записи нельзя было ошибочно отнести к другому препарату.

Бумажный журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписью руководителя аптечной организации или уполномоченного лица. При наличии печати журнал также заверяют печатью. Такие требования помогают подтвердить целостность документа и исключить подмену или удаление страниц.

Перед внесением первой записи стоит проверить, что в журнале есть все необходимые графы для отражения операций:

• дата,
• номер записи,
• вид операции,
• документ-основание,
• приход,
• расход,
• остаток,
• подпись ответственного сотрудника.

Отдельно нужно назначить сотрудников, ответственных за ведение журнала. Это оформляют внутренним приказом или другим локальным документом. Доступ к журналу должен быть только у уполномоченных сотрудников, чтобы записи вносились последовательно и по единому алгоритму.

Форма журнала учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, в качестве примера представлена в приложении к Приказу № 378н.

Можно ли вести журнал учета операций в электронном виде?

Журнал учета операций можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. При этом электронный формат не отменяет основных требований: операции нужно фиксировать в день их совершения, а данные журнала должны быть полными, достоверными и защищенными от утраты или искажения.

Для ведения электронного журнала ответственному сотруднику предоставляют доступ к информационной системе. Записи в таком журнале заверяют простой электронной подписью, а сама система должна обеспечивать сохранность данных и исключать их незаконную передачу, уничтожение или незаметное изменение.

На практике это означает, что в аптеке должен быть организован понятный порядок работы с электронным журналом:

• кто имеет доступ,
• кто вносит записи,
• как подтверждаются операции,
• как исправляются ошибки,
• как можно выгрузить данные при проверке.

Эти правила лучше закрепить во внутренней инструкции или СОП, чтобы сотрудники работали по единому алгоритму.

Если аптека переходит на электронное ведение журнала, важно заранее убедиться, что программа позволяет вести учет по каждому наименованию препарата, фиксировать приходные и расходные операции, отражать сверку остатков и сохранять историю записей. Иначе электронный формат не упростит учет, а создаст дополнительные риски при проверке.

Как правильно вести журнал учета операций в аптеке?

Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, ведут так, чтобы по каждой записи можно было восстановить движение конкретного препарата: когда он поступил, на каком основании был отпущен, списан или возвращен, какой остаток остался после операции. Поэтому главное требование к журналу — последовательность, точность и связь каждой записи с документом-основанием.

Записи в журнале ведут отдельно по каждому наименованию лекарственного препарата. Нельзя объединять в одном разделе препараты с разными торговыми наименованиями, дозировками или лекарственными формами, даже если действующее вещество совпадает. Такой подход помогает избежать путаницы при сверке остатков и проверке документов.

Когда делать запись и что указывать?

Запись в журнал вносят в день совершения операции. Не стоит откладывать заполнение «на конец недели» или «до инвентаризации». Чем больше времени проходит между фактическим движением препарата и записью, тем выше риск ошибки в остатке.

В журнале отражают все операции, которые меняют количество препарата:

• поступление;
• отпуск;
• возврат;
• перемещение;
• списание;
• уничтожение;
• корректировку остатка на основании оформленных документов.

В каждой записи указывают дату операции, номер записи, вид операции, документ-основание, количество по приходу или расходу, остаток после операции и подпись ответственного сотрудника. Документом-основанием может быть накладная, рецепт, требование, акт возврата, акт списания, акт уничтожения или другой документ, подтверждающий операцию.

С точки зрения практики, удобна простая последовательность работы:

1. Проверить документ-основание.
2. Внести приход или расход.
3. Пересчитать остаток.
4. Заверить запись подписью.

Если остаток не пересчитан сразу, журнал теряет свою основную функцию — помогать контролировать фактическое наличие препарата.

Типичные ошибки при заполнении

Чаще всего нарушения возникают не из-за сложной формы журнала, а из-за невнимательности при ежедневной работе. Например, сотрудник может внести запись позже фактической операции, указать не тот документ-основание, ошибиться в дозировке или лекарственной форме, забыть пересчитать остаток после расхода.

К распространенным ошибкам также относятся пропуски строк, непоследовательная нумерация записей, использование неясных сокращений, объединение нескольких препаратов в одном разделе, внесение записи без подтверждающего документа.

Отдельный риск — механическое копирование предыдущей строки. Так легко можно перенести старый номер документа, неверную дату или неправильный остаток.

Чтобы снизить риск ошибок, перед завершением записи стоит проверить три пункта:

1. Совпадает ли препарат с разделом журнала.
2. Есть ли документ-основание.
3. Правильно ли рассчитан новый остаток.

Такая короткая самопроверка занимает меньше минуты, но помогает избежать расхождений при внутреннем контроле или проверке.

Как делать правильно исправления в журнале учета операций?

Если в журнале допущена ошибка, ее нельзя замазывать корректором, стирать, заклеивать или делать нечитаемой. Первоначальная запись должна оставаться видимой, чтобы при проверке было понятно, что именно исправили и на каком основании.

В бумажном журнале ошибочные данные аккуратно зачеркивают одной чертой так, чтобы их можно было прочитать. Рядом вносят правильную информацию, указывают дату исправления и заверяют его подписью ответственного сотрудника. Если ошибка повлияла на остаток, нужно проверить последующие записи и убедиться, что дальнейший расчет также корректен.

В электронном журнале исправления должны выполняться так, чтобы сохранялась история изменений и можно было восстановить кто внес исправление, когда это сделал и какие данные были изменены. Поэтому порядок исправления ошибок в электронном журнале лучше заранее закрепить во внутренней инструкции или СОП.

Главное правило при исправлениях — не пытаться «подогнать» журнал под нужный остаток без проверки документов. Любое исправление должно быть объяснимым, подтвержденным и прослеживаемым.

Как проверять остаток по журналу и фактическому наличию?

Проверка остатка нужна, чтобы убедиться, что данные журнала учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, совпадают с фактическим наличием препарата в аптеке. Остаток важно контролировать не только при инвентаризации или перед проверкой, а регулярно, после любых операций, которые меняют количество препарата.

Проверку удобно проводить по алгоритму:

1. Найти в журнале раздел по конкретному лекарственному препарату.
2. Проверить последнюю запись и рассчитанный остаток.
3. Сопоставить приходные и расходные операции с документами-основаниями: накладными, рецептами, требованиями, актами возврата, списания или уничтожения.
4. Пересчитать фактическое количество препарата в месте хранения.
5. Сравнить фактический остаток с остатком, указанным в журнале.
6. При расхождении сообщить ответственному лицу и действовать по внутренней процедуре аптеки.

Если данные не совпадают, нельзя просто исправить цифру в журнале «под фактический остаток». Сначала нужно найти причину расхождения. Для этого следует проверить последние операции, правильность арифметического расчета, документы-основания, записи по приходу и расходу. Если ошибка подтверждается, исправление вносят установленным способом, с сохранением первоначальной записи и подписью ответственного сотрудника.

Особое внимание стоит уделять препаратам с частым движением. Чем больше операций проводится за день, тем выше риск пропустить запись, ошибиться в количестве или неверно пересчитать остаток. Поэтому для таких позиций полезно проводить дополнительную внутреннюю сверку, не дожидаясь плановой инвентаризации.

Где и как хранить журнал учета операций?

Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, нужно хранить так, чтобы исключить доступ посторонних лиц, утрату документа и несанкционированное внесение записей. Доступ к журналу должны иметь только сотрудники, назначенные ответственными за работу с препаратами, подлежащими ПКУ.

Бумажный журнал обычно хранят в месте с ограниченным доступом, например, в сейфе, металлическом шкафу или другом закрываемом месте, определенном внутренними документами аптеки. Важно, чтобы сотрудники понимали, где находится журнал, кто имеет право с ним работать и кто отвечает за его сохранность.

Если журнал ведется в электронном виде, аптека должна обеспечить сохранность данных, разграничение доступа и защиту записей от удаления, искажения или незаконной передачи.

После окончания ведения журнал хранят в течение срока, установленного законодательством и правилами документооборота аптечной организации. Это позволяет подтвердить данные учета за прошедший период, если они понадобятся при внутреннем контроле или проверке.

Выводы

• Журнал учета операций ведут отдельно по каждому наименованию лекарственного препарата с соблюдением требований к оформлению и последовательности записей.
• Все операции необходимо фиксировать в день их совершения на основании подтверждающих документов с обязательным расчетом текущего остатка.
• Журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде при соблюдении требований законодательства к защите и сохранности данных.
• Исправления должны быть прозрачными: первоначальная запись сохраняется, а изменения подтверждаются подписью ответственного сотрудника.
• Регулярная сверка данных журнала с фактическим наличием препаратов позволяет своевременно выявлять расхождения и предотвращать нарушения.

Источники

1. Федеральный закон № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», статья 58.1;

2. Приказ Министерства здравоохранения РФ от 17 июня 2013 г. № 378н «Об утверждении правил регистрации операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения, включенных в перечень лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету ...»;

3. Приказ Минздрава России от 01.09.2023 № 459н «Об утверждении перечня лекарственных средств для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету».