Как вести воинский учет, если в штате только женщины? Какие документы нужно проверить при найме, какие профессии подлежат учету и как выстроить процесс правильно.

Кто из сотрудниц подлежит воинскому учету?

Под воинский учет попадают не все женщины, а только те, у кого одновременно выполняются два условия:

Первое — есть военно-учетная специальность. Причем значение имеет не текущая должность, а специальность в дипломе. Например, если ваша бухгалтер получила диплом по специальности «Информатика и вычислительная техника» — для военкомата она военнообязанная, даже если никогда не работала программистом.

К ВУС относятся медицинские и фармацевтические специальности, связь, IT, геодезия, картография. Полный перечень есть в Приложении 1 к Положению о воинском учете (Постановление Правительства РФ  719).

Второе — возраст. Женщины состоят в запасе до 45 лет (не офицерских званий) или до 50 лет (имеющие офицерские звания).

Что проверять при приеме на работу

При трудоустройстве каждой сотрудницы нужно:

1. Проверить дипломы и документы об образовании на наличие ВУС;
2. Запросить документы воинского учета (военный билет, временное удостоверение или справку взамен билета);
3. Посмотреть паспорт — в нем должна быть отметка об отношении к воинской обязанности.

Три типичные ситуации «со скрытым риском»

«У нее нет военного билета — значит, не военнообязанная»

Это не так. Женщина может иметь ВУС по диплому, но не вставать на воинский учет. В этом случае она все равно военнообязанная, просто еще не поставлена на учет.

Что делать: принять сотрудницу на работу, выдать ей направление в военкомат для постановки на учет и в течение 3 рабочих дней уведомить военный комиссариат о том, что у вас работает военнообязанная.

«Она работает удаленно или по совместительству — учет не нужен»

Формат занятости не имеет значения. Обязанности работодателя сохраняются при дистанционной работе и внешнем совместительстве.

Уведомления направляются в военкомат по месту жительства сотрудницы, а не по месту нахождения вашей компании.

«В паспорте нет отметки — значит, не военнообязанная»

Отсутствие штампа не отменяет обязанность состоять на воинском учете. Это просто означает, что сотрудница не оформила документы должным образом.

Что делать: направить сотрудницу в военкомат для простановки отметки в паспорте и уведомить военный комиссариат.

Какие штрафы грозят бизнесу

За нарушения правил воинского учета предусмотрена административная ответственность по статьям 21.1–21.4 КоАП РФ. Штрафы могут быть наложены как на организацию, так и на должностных лиц.

Пример из практики: компания принимает на работу несколько женщин с профильным IT-образованием, не проверяет дипломы и не ведет воинский учет. При проверке военкомат выявляет нарушение, и компания получает штрафы плюс обязанность восстановить все документы воинского учета.

Судебная практика однозначна: обязанность вести воинский учет не зависит от того, сколько мужчин или женщин работает в организации. Важно только наличие работников, подлежащих учету.

Как выстроить процесс и снизить риски

Чтобы избежать проблем, рекомендуется:

• Назначить ответственного — издать приказ о назначении сотрудника, отвечающего за ведение воинского учета.
• Согласовывать план работы с военкоматом ежегодно.
• Проверять документы при приеме — военный билет, дипломы, паспорт с отметкой.
• Соблюдать сроки уведомлений: 

5 календарных дней — при приеме, увольнении или изменении сведений; 

3 рабочих дня — при выявлении сотрудника, обязанного состоять на учете, но не состоящего на нем.

• Вести картотеку правильно —  женщины-военнообязанные учитываются отдельно в разделе III картотеки. Документы хранятся до снятия с учета и еще 5 лет.
• Обеспечивать явку по повесткам — работодатель обязан своевременно вручать повестки и фиксировать факт вручения.

Воинский учет — это не бюрократия ради бюрократии, а зона реального финансового риска. Даже одна неучтенная сотрудница с ВУС может обернуться штрафом.